webdesign publikační systém připojení webhosting správa sítě PRESS SERVIS
Zpravodajství Econnectu

Kdy svolat tiskovou konferenci

Existuje jeden zcela zásadní rozdíl mezi tiskovou zprávou a tiskovou konferencí. Na tiskové konferenci nás média mají "živě". Elektronická média jako rozhlas a televize potřebují interakci a to jim umožňuje právě tisková konference. Ze sebelepší tiskové zprávy nic neudělají, pokud k našemu sdělení nepřidají obraz nebo zvuk.

Tiskovou konferenci pořádáme tehdy, chceme-li sdělit něco zásadního. Buďme v tomto ohledu kritičtí a vždy se ptejme: Je naše sdělení natolik závažné, že si to vyžaduje svolání tiskové konference? Důležitost sdělení musíme hodnotit ne podle toho, jakou má důležitost pro nás, ale jaký má význam pro příjemce.

Nikdy neplýtvejme časem novinářů a nezahrávejme si s jejich trpělivostí. Uspořádáme-li jednou či dvakrát tiskovou konferenci kvůli nějaké banalitě, potřetí už novináři nepřijdou a jejich důvěru si budeme muset velmi pracně dobývat zpět.

Tiskovou konferenci pořádáme v těchto případech:

  1. Chceme sdělit něco významného. Chceme prezentovat zajímavé nebo zásadní zjištění.
  2. Zahajujeme dlouhodobý projekt, nebo jej ukončujeme a hodnotíme jeho výsledky.
  3. Chceme představit zajímavého hosta nebo osobnost.
  4. Reagujeme na nějakou aktuální událost (pohroma, havárie, skandál, ale také ocenění atd.).
  5. Reagujeme na útok v médiích.

Jak zvolit místo a čas

Ze všeho nejdříve je třeba určit místo tiskové konference, datum a čas, kdy se bude konat. Pokud se rozhodneme svolat tiskovou konferenci v Praze nebo ve větším městě, může to kolidovat s jinými událostmi, které novináři musí pokrývat. Nejlépe, když zavoláme předem do ČTK a zeptáme se, zda na určené datum a hodinu již není něco plánováno. Vůbec nejlepší je poradit se s redaktorem ČTK, který má naše téma (ekologie, společnost, kultura atd.) na starosti. Pokud se dozvíme, že naše TK koliduje s jinými událostmi, určitě datum nebo hodinu posuňme.

Pokud k tomu nemáme opravdu závažný důvod, nesvolávejme tiskovou konferenci dříve než na osmou hodinu ranní a pokud možno ne později než v jedenáct dopoledne. Toto rozpětí přibližně vyhovuje redaktorům deníků, rádií i televize. Zlatá střední cesta je okolo deváté hodiny ráno.

Některé dny v týdnu jsou pro pořádání TK vhodnější než jiné. Vyhněme se raději pondělku (kdy se pořádají velké redakční porady) a pátku, kdy si část novinářů může zkrátit pracovní den kvůli víkendu.

Ve větších městech je většinou jedno nebo několik míst v centrum města, kde se tiskové konference pravidelně konají a kam jsou novináři zvyklí chodit. Pokud svoláváme tiskovou konferenci poprvé, raději se zeptejme.

Nebojme se však uspořádat tiskovou konferenci na neobvyklém místě. Svoláváme-li tiskovou konferenci například ke korupčnímu skandálu na radnici, neváhejme uspořádat ji přímo na radničních schodech (skvělé místo pro fotografa a televizi). Děláme-li TK k problematice jezů na Labi, můžeme najmout loď a svézt novináře přímo na místo, o kterém mluvíme. Novináři takové věci milují.

Jak a kdy pozvat na tiskovou konferenci novináře

Tiskovou konferenci oznamujeme formou tiskového oznámení (viz kapitola Tisková zpráva a tiskové oznámení). Oznámení by mělo být co nejkratší a musí obsahovat všechny důležité údaje, tj. místo, čas, téma, případně jména hlavních osob, které na tiskové konferenci vystoupí. Na tom, jak zajímavě se nám podaří zformulovat pozvánku, do jisté míry záleží, zda novináři přijdou. Z pozvánky musí být jasné, kdo ji posílá, a musí obsahovat kontakt (tel, mobil, e-mail) na odpovědnou osobu (tou bývá většinou tiskový mluvčí).

Tiskovou konferenci oznamujeme nejpozději v pátek předcházejícího týdne. Ten den totiž ČTK připravuje plán očekávaných událostí na příští týden, podle kterého se ostatní média orientují. Ještě lépe ale uděláme, když TK oznámíme již ve čtvrtek.

Tiskovou konferenci tedy oznamujeme prostřednictvím ČTK, případně dalších tiskových agentur.

Pozvánku samozřejmě včas pošleme také všem novinářům, které máme v našem seznamu médií, případně těm, kteří sledují naše téma.

Je dobré, pokud den předem novináře ještě jednou na tiskovou konferenci upozorníme e-mailem, SMSkou, případně obvoláme a připomeneme se jim.

Novináře bychom však nikdy neměli přemlouvat. Uchovejme si svoji důstojnost. Zeptejme se, zda pozvánku dostali, případně jednou větou vysvětlíme, o čem konference bude a co zajímavého se na ní novináři mohou dozvědět.

Ukázka pozvánky na TK:

Český rozhlas 2 Praha, www.rozhlas.cz

Pozvánka na tiskovou konferenci k rozhlasovému seriálu Rodinka

Tisková konference k příležitosti uvedení tisícího dílu nekonečného rozhlasového seriálu Rodinka se uskuteční ve středu 18. července 2009 v devět hodin ráno ve Studiu Ypsilon, Spálená 16, Praha 1. Konference se zúčastní oba autoři a zároveň hlavní protagonisté oblíbeného seriálu o rodině Tlučhořů, Oldřich Kaiser a Jiří Lábus.

Více informací
Mirko Hýl
tiskový mluvčí Českého rozhlasu
mobil: 605 075 435
mirko.hyl@ecn.cz
http://www.radio.cz/cz/rodinka

Co musíme mít připraveno k tiskové konferenci

Na tiskovou konferenci bychom si měli připravit tyto základní věci:

  1. Tiskovou zprávu
  2. Cedulky se jmény vystupujících
  3. Prezenční listinu
  4. Další písemné materiály k tématu (mohou být na CD)
  5. Materiály o naší organizaci (výroční zpráva, leták apod.)
  6. CD s fotografiemi (máme-li jaké)
  7. Video ve vysílatelné kvalitě (máme-li jaké)
  8. Občerstvení

Tiskovou zprávu můžete novinářům rozdat ještě před začátkem konference. Novináři si ji mohou přelétnout očima a jejich otázky pak budou kvalifikovanější. Tisková zpráva je důležitá mj. i proto, že novináři si z ní mohou opsat jména a funkce vystupujících a přesné citace.

TIP: Nikdy neposílejte tiskovou zprávu k tiskové konferenci předem! Novináři pak nepřijdou.

Prezenční listina by měla obsahovat kolonky pro jméno, redakci, e-mail a mobil.

Rozdávané materiály můžeme doplnit např. základním letákem o naší organizaci, výroční zprávou, případně CD s fotografiemi. Vždy je však lepší dát novinářům pouze ty materiály, které souvisí s tématem konference.

Pokud představujeme přitažlivé téma, ke kterému jsme schopni dodat ilustrační video s atraktivními záběry ve vysílatelné kvalitě, existuje poměrně značná šance, že televize náš materiál použije ve vysílání. V takovém případě však musíme televizi zaručit, že máme na tyto záběry copyright a že je od nás dostane bezplatně.

Šance na použití videa se zvyšuje, je-li téma nekonfliktní (věda, kultura, sport), nebo pokud jsou naše záběry opravdu exkluzivní (chemická havárie s únikem škodlivin do řeky atd.).

Občerstvení

Je dobré zajistit pro tiskovou konferenci základní občerstvení. Novináři jsou velmi vytížení lidé. Zatímco my si po tiskové konferenci pravděpodobně zajdeme na oběd, oni musí většinou spěchat ještě na další tiskovku, cestou do sebe něco hodit (pokud to vyjde) a pak rychle spěchat do redakcí, aby včas stihli napsat své zprávy. Teprve pak, většinou někdy okolo páté odpoledne, si najdou čas na pořádné jídlo. Poskytneme-li jim na konferenci občerstvení, budou nám vděční.

Základem občerstvení je káva, čaj a minerálka. Pokud to nejde zařídit lépe, můžeme kávu a čaj navařit do termosek a servírovat do přinesených hrníčků nebo jednorázových pohárků. K tomu můžeme nakoupit nějaké menší koláčky a chlebíčky. Ty je však lepší nahradit ovocem. Jablka, mandarinky, hroznové víno, banány, broskve - takové občerstvení nás přijde na pár desítek, maximálně stovek korun a novinářům to přijde vhod.

Můžeme jít ještě dál a připravit pro novináře občerstvení v kvalitě BIO. Poskytneme tím dobrou službu nejen ekologickému zemědělství (dobrá reklama), ale i jejich vlastnímu zdraví (podle průzkumů je novinařina kvůli stresu jedním z nejnezdravějších povolání vůbec). V takovém případě se neostýchejme napsat zmínku o bioobčerstvení do pozvánky.

Pokud to nevyžaduje téma, nedělejme občerstvení na tiskové konferenci příliš opulentní. To si mohou dovolit velké podniky, které si chtějí novináře "koupit". Pro neziskové organizace (snad s výjimkou nadací) se to nehodí.

Oznámíme-li bohaté občerstvení, můžeme se také dočkat příletu tzv. "holubí letky". Jde o "takynovináře", kteří se chodí na tiskové konference pouze najíst, ale nikdy nic nenapíšou. Většinou jde o důchodce, kteří snad kdysi pracovali v nějakém zpravodaji, dodnes jsou ale schopni si zjistit, kdy a kde se konají tiskové konference s občerstvením. Tento fenomén kupodivu existuje i v zemích, jako jsou USA či Kanada, možná je dokonce globální. Chovejme se k těmto lidem zdvořile, ale neváhejme rázně jim odejmout slovo, pokud se začnou "vykecávat" bez vztahu k našemu tématu.

Jak vést tiskovou konferenci

Je nutné určit osobu, která bude tiskovou konferenci vést - moderovat. Většinou to bývá tiskový mluvčí. V každém případě by to měl být někdo zkušený. Na moderátorovi tiskové konference často záleží její vyznění i konečný dopad v médiích. Pokud vlastního mluvčího nemáte, požádejte raději někoho, kdo má s vedením TK zkušenosti.

Moderátor musí být schopen udělovat a odnímat slovo, řídit průběh konference, hlídat čas a zajistit, aby se na konferenci komunikovalo téma, kvůli kterému byla svolána. Moderátor musí být schopen zabránit tomu, aby se tisková konference zvrhla v hádku nebo bezobsažné plácání.

Tiskovou konferenci začínejte vždy přesně. Netrestejte ty, kteří přijdou včas. Pokud přijdou jeden nebo dva novináři, je to sice hloupé, ale není to důvod oddalovat začátek o další půl hodinu. Znepřátelíme si tím i ty jediné dva novináře, kteří přišli.

Moderátor tiskové konference by si měl připravit bodový scénář s časovými lhůtami a důsledně ho dodržovat. Takový scénář může vypadat například takto:

Tiskovou konferenci děláme raději kratší (ideálně 30 minut vlastní sdělení, 20 minut na dotazy). Jen výjimečně děláme tiskovou konferenci delší než půldruhé hodiny. Pokud na naší konferenci vystupuje více hostů, domluvme se s nimi na časovém limitu.

Vždy se snažme zodpovědět všechny dotazy. I když je však dotaz hodně zajímavý, dopouštíme se chyby, odpovídáme-li na něj příliš dlouho. Ostatní novináři mezitím čekají a třeba si pak rozmyslí svůj vlastní dotaz položit, protože už pospíchají do redakce.

Co dělat, když přijdou oponenti

Komunikujeme-li kontroverzní téma, vzniká otázka, zda na tiskovou konferenci pozvat také druhou stranu - naše oponenty. Tato možnost má svá rizika, ale také pozitiva. Hrozí rozbití naší konference a hádka před novináři. Pozitivum pro novináře je, že tu mají na jednom místě obě dvě strany sporu. V zásadě se to však nedoporučuje.

Jak reagovat na "rozbíječe"? Zásadou je, že moderátor musí být k těmto lidem zdvořilý, ale rázný.

Příklad: "Promiňte, ale tohle je tisková konference naší organizace. Chcete-li novinářům něco říct, můžete tak učinit po jejím skončení."

Tip: Pokud se obáváte, že na vaši konferenci přijdou rozbíječi, můžete dát do předních lavic cedulky NOVINÁŘI a do zadních lavic cedulky HOSTÉ. Budete pak vědět, kde vaši oponenti sedí, a dá vám to větší legitimitu je nevyvolávat.

Audiovizuální prostředky

V poslední době se na tiskových konferencích čím dál více uplatňují audiovizuální prostředky. Většinou jde o promítnutí krátkého videa nebo o powerpointovou prezentaci. Tu můžeme vytvořit jak v programu Microsoft PowerPoint, tak například i v ekvivalentním open source programu Impress z balíku OpenOffice, který má tu výhodu, že je zdarma.

Prezentujeme-li velké množství informací s fotografiemi a grafy, je-li naše téma složitější či hrozí-li riziko zkreslení, je audiovizuální prezentace určitě na místě. Na místě budeme potřebovat notebook a dataprojektor. Pokud vlastní dataprojektor nemáme, můžeme si jej půjčit v půjčovně nebo od spřátelené organizace (v Praze dataprojektor za poplatek půjčuje například organizace Agnes, Oživení).

Audiovizuální prezentace má výhodu například v tom, že ji celou můžeme snadno vypálit na CD a spolu s tiskovou zprávou a dalšími materiály novinářům předat na tiskové konferenci. Náklady na informační balíček pro jednoho novináře jsou pak opravdu minimální. Takovou prezentaci pak můžeme umístit také na naše webové stránky ke stažení a odkaz vložit přímo do tiskové zprávy rozesílané více médiím.

Snídaně s novináři

Existuje ještě jedna alternativa k tiskové konferenci, a tou je tzv. snídaně s novináři. Rozdíl oproti tiskové konferenci spočívá v tom, že snídaně s novináři je spíše přátelské posezení, na kterém můžeme informovat o více tématech naší práce. Připravujeme-li například dlouhodobější kampaň, je právě snídaně s novináři vhodným fórem, kde můžeme naše plány představit. Takovou snídani můžeme udělat třeba měsíc před plánovaným odstartováním kampaně. Novináři pak budou mít čas lépe se na naše téma připravit.

Snídaně s novináři, jak název napovídá, je neformální schůzka, kde chybí klasické uspořádání (panel s pořadateli a sedadla novinářů). Je možné ji svolat do odděleného salónku příjemné kavárny. Začátek určíme zhruba na devátou hodinu ráno.

Během tohoto setkání můžeme podávat běžnou snídani z nabídky kavárny. Vhodná je káva, čaj, džus, ale také třeba mléko či kakao. K tomu na výběr sladké koláčky, sýr, šunka, vajíčka, pečivo a ovoce. Pokud to nějak souvisí se zaměřením naší organizace, můžeme udělat snídani vegetariánskou nebo BIO.

Monitoring a hodnocení

Nezapomeňme si pokaždé udělat zhodnocení tiskové konference. K tomu nám poslouží především kvalitní monitoring médií (více v kapitole Hodnocení mediálního působení).

Vždy se snažme získat na tiskové konferenci od novinářů co nejúplnější kontakt. Neostýchejme se požádat o vizitku a údaje si zanesme do našeho seznamu novinářů. Sledujme, co který novinář z naší tiskové konference napsal či natočil, a pokud je za tím kvalitní práce, neváhejme mu zavolat a vyjádřit své uznání.

Tisková konference je jednou z mála příležitostí, kdy vidíme novináře tváří v tvář. Můžeme si tu získat sympatie, ale také je ztratit.

Pokud z monitoringu médií zjistíme, že se o naší tiskové konferenci nikde neobjevila ani zmínka, je něco špatně. Buď je téma pro novináře nezajímavé, nebo nejsme schopni jej kvalitně prezentovat.

Posledních zhruba 10 let (s nástupem počítačové komunikace a digitálních technologií) zaznamenáváme jakoby postupný ústup tiskových konferencí. Ty tam jsou doby, kdy jít na tiskovou konferenci bylo pro novináře téměř povinností a "tiskovky" se svolávaly kvůli každé hlouposti. Možná, že tiskové konference se v budoucnu omezí na oznamování opravdu závažných sdělení, nebo se budou používat jen jako nástroj pro představování celebrit.

Jak spolupracovat s médii

Tento text je součástí manuálu pro neziskové organizace nazvaného Jak spolupracovat s médii, jehož autorem je Václav Vašků.

Obsah

  1. Proč spolupracovat s médii
  2. Jak fungují média
  3. Co potřebujeme k práci s médii, tiskový mluvčí
  4. Jak začít aneb oslovujeme média
  5. Tisková zpráva a tiskové oznámení
  6. Jak uspořádat tiskovou konferenci
  7. Rozhovor pro média
  8. Článek pro média
  9. Mediální akce
  10. Útoky v médiích a krizová komunikace
  11. Hodnocení mediálního působení
  12. Co dělat, když všechno selže
  13. Doporučené zdroje informací