webdesign publikační systém připojení webhosting správa sítě PRESS SERVIS
Zpravodajství Econnectu

Jak si vytvořit seznam novinářů

První a hlavní věc, kterou budeme potřebovat, je kvalitní adresář novinářů. Nejde však o to takový seznam jednou vytvořit či ho dokonce jen někde opsat - potřebujeme mít databázi plnou živých kontaktů a dalších užitečných informací. Tu vytvoříme jedině tak, že na ní budeme neustále pracovat a vylepšovat ji.

V médiích je neustálý pohyb - některá vznikají, jiná zanikají. Také samotní novináři putují často z redakce do redakce. V Praze a velkých městech je tato situace ještě zřetelnější, než v regionech. V době zrychleného dění může náš seznam zastarat třeba už za půl roku.

Kdykoliv máme co do činění s médii (telefonát redakce, mediální akce, společenská událost, pozvání do studia rádia či televize), vždy se snažme získat od novináře co nejúplnější kontakt (jméno, adresu, telefon, fax, mobil, internetovou adresu atd.). Pokud možno zjistěte i další informace typu: Jaká je periodicita média (u tištěných médií), zda a jaké má rubriky, do nichž by se hodilo naše téma, jaké jsou lhůty uzávěrek, jak je médium orientováno ideově, politicky či tématicky atd.

Média i jednotlivé novináře si můžeme rozdělit do jednotlivých skupin podle typu média, periodicity nebo podle našich konkrétních požadavků. Jedno z možných dělení může být například toto:

Televize a rádia můžeme dále dělit podle typů jednotlivých pořadů:

U tištěných médií můžeme rozlišovat rubriky:

Dále je třeba rozlišovat média s mezinárodní, celostátní a regionální působností. Pracuje-li naše organizace v různých regionech, je zapotřebí vytvořit speciální adresáře podle jednotlivých regionů.

Redakce médií jsou většinou soustředěny ve velkých městech podle bývalých krajů. Uděláme si proto následující adresáře:

Kde získat základní kontakty médií

Začínáme-li s vytvářením našeho seznamu úplně od nuly, mohou nám pomoci například Zlaté stránky.

Mnoho o médiích se můžeme dozvědět také z týdeníku Strategie. Ten se zabývá médii a reklamou a má i svou internetovou verzi.

Společnost Strategie vydává ke svému týdeníku také specializované přílohy. Jednou z nich je i kompletní katalog médií, který naposledy vyšel na konci října 2006 a který je možné si objednat. Na webu Strategie je k volně dispozici katalog médií v okleštěné verzi.

Chceme-li ale získat tak podrobné údaje, jako jsou například e-mailové adresy a čísla mobilních telefonů na jednotlivé redaktory, nezbývá než telefonát do redakce nebo ještě lépe osobní kontakt.

Seznam novinářů v poštovním či databázovém programu

Komunikační nástroj současnosti je e-mail (i to se ale může za pár let změnit). Ty tam jsou doby, kdy se do redakcí posílaly faxy.

Náš seznam novinářů si proto musíme vytvořit hlavně v poštovním programu, z něhož posíláme e-maily.

V podstatě všechny moderní poštovní programy disponují nástroji, které umožňují rozesílání hromadného e-mailu na více adres. Zároveň umožňují vytváření skupin a podskupin adresátů. To je přesně to, co potřebujeme.

Uživatelům operačního systému Windows i Linux můžeme k e-mailové komunikaci doporučit open source program Thunderbird. Licence "open source" znamená, že program je zdarma ke stažení a jeho zdrojový kód je otevřený. To také znamená, že na celém světě existují stovky a možná tisíce lidí, kteří se snaží tento program neustále vylepšovat a vymýšlet pro něj další a další nástroje. Program si můžete stáhnout na adrese thunderbird.czilla.cz.

Uživatelé operačních systémů Macintosh a Linux mohou využít tuctu podobných poštovních programů psaných pro tyto systémy. Pro Linux jsou to například také programy Evolution či Kmail , pro uživatele Apple Mac je v současné době nejlepší asi Entourage, dobré jsou také programy Mail a Eudora, jež mají navíc tu výhodu, že jsou zdarma.

Avšak pozor, některé poštovní programy zakazují poslat e-mail na více než 500 poštovních adres najednou - takový e-mail totiž může být poštovními servery vyhodnocen jako spam.

Taktéž některé mail servery (servery přes které zasíláte poštu) mívají omezení týkající se počtu adresátů. Obvykle to bývá cca 100 adres, na něž můžete váš mail najednou rozeslat. Pokud tedy máte obsáhlejší seznam adresátů, nezbyde než jej rozdělit na menší části nebo použít specializované nástroje.

Jedním z nástrojů pro hromadnou rozesílku jsou tzv. mailing listy. Pokud pošlete e-mailovou zprávu na adresu takového listu, ten se již sám postará o rozeslání zprávy všem adresátům (=účastníkům listu). Mailing list si však musíte nejdříve někde zřídit (tuto službu může např. nabízet váš provider, u kterého máte zřízenou vaší poštovní schránku).

Rozesílání zprávy většímu počtu adresátů umožňuje i služba Press servis určená pro snadné zasílání tiskových zpráv NNO do médií (viz též níže).

Seznam novinářů si můžeme paralelně vytvořit také v některém databázovém programu (například Microsoft Access). Ten nám umožní zanést do seznamu v podstatě libovolné množství dalších užitečných informací, například témata, která "náš" redaktor pokrývá, lhůty uzávěrek, atd.

Z takového programu pak můžeme ve spojení s Wordem například tisknout hromadný mailing (dopisy s konkrétním oslovením, štítky s adresou na obálky atd.).

Jak oslovit média a kontaktovat novináře

Začínáme-li pracovat s médii, měli bychom novinářům dát o sobě nějakým způsobem vědět. V zásadě je to možné udělat více způsoby:

Jak komunikovat s médii písemně a e-mailem

Ze všeho nejdříve si zkusme písemně zformulovat, co můžeme médiím vlastně nabídnout. V žádném případě to však nesmí být nějaké nudné povídání o poslání naší organizace!

Nejlepší je, pokud přijdeme s něčím novým - s konkrétní kauzou, s lidským příběhem, na němž se dá zobecnit práce, kterou děláme.

Zkusme naši kauzu nebo příběh poutavě převyprávět v deseti řádcích textu, ne víc!

Zamysleme se, co můžeme nabídnout dále. Bude to setkání s konkrétními lidmi, fotografie, možnost natáčení, interview? Buďme kreativní.

Je-li naše nabídka obecná, můžeme ji poslat e-mailem všem médiím najednou a čekat, zda některé zareaguje. Nebo si můžeme vybrat konkrétní média a začít obtelefonovávat konkrétní redaktory.

Někdy se vyplatí poslat médiím krátký dopis popisující kauzu (ne víc než jedna stránka) a k tomu přidat například ilustrační fotografii k problému nebo oxeroxovaný dokument (například skandální rozhodnutí úřadu k věci atd.) Nikdy však neposílejme tlusté obálky plné dokumentů - v redakci nebude mít nikdo čas je číst!

Nenechme se odradit prvními neúspěchy. Někde začít musíme. Nějak musíme zjistit, co média zajímá a co ne. Buďme vytrvalí.

Při posílání mailů do redakce dodržujme některé obecné zásady týkající se velikosti mailu, označení a obsahu mailu. Podrobně je popisujeme v kapitole Tisková zpráva a tiskové oznámení.

Jak oslovit novináře pomocí Press servisu

Press servis je služba občanského sdružení Econnect, která nám nabízí možnost poslat médiím svou tiskovou zprávu nebo pozvánku, i když jsme úplní začátečníci a nemáme ještě vytvořen žádný novinářský seznam. Pomocí jednoduchého internetového nástroje můžeme poslat tiskové zprávy do všech významných médií - stačí si jen vybrat ze seznamu.

V Press servisu si navíc můžeme snadno vytvářet vlastní seznam novinářů nebo médií přímo na internetu - do našeho osobního seznamu lze totiž ukládat i kontakty, které v databázi ještě nejsou. Tento seznam je nám pak okamžitě k dispozici pokaždé, kdykoliv se připojíme na internet. Dobrou tiskovou práci tak můžeme snadno odvést třeba i v terénu, a to dokonce bez vlastního laptopu. Postačí jakákoliv internetová kavárna.

Jak kontaktovat novináře telefonem či osobně

Poté, co si vypracujeme základní seznam médií, můžeme se pustit do obvolávání jednotlivých redakcí. Můžeme se představit jako mluvčí naší organizace a chtít redaktora, který má na starosti oblast, v níž se tématicky pohybujeme.

Může se ale stát, že v redakci nikdo konkrétní naše téma nepokrývá. Nenechme se tím odradit. V každé redakci bývá někdo, kdo má na starosti právě takové telefonáty, jako je ten náš. Většinou to bývá sekretář redakce, může to být ale i asistentka šéfredaktora nebo někdo jiný. Zkrátka někdo, kdo zná dobře chod redakce a umí odhadnout komu v redakci by se naše informace mohly hodit.

Vysvětleme, že bychom se chtěli setkat s příslušným redaktorem a připravit pro něj informace, téma, kauzu nebo konkrétní příběh, o který by redakce mohla mít zájem. To zpravidla zapůsobí.

Chtějme jméno, telefonní číslo a e-mailovou adresu redaktora, s nímž bychom se o našem tématu mohli bavit.

Vždy se snažte se s novináři setkat také osobně. Neseďte v kanceláři a nečekejte, že novinář přijde za vámi. Jako všechno ostatní v našem světě, i dobrá spolupráce s médii je závislá na osobních vztazích. Na tom není nic špatného. Není žádné uplácení novinářů, když si s nimi zajdete na oběd nebo si večer sednete na pivo. Z vlastní zkušenosti vím, že k tomu v mnoha redakcích své reportéry dokonce vybízejí.

TIP: Pokuste se učinit vaše téma zajímavým skrze celebritu. Získejte známou osobnost, která se postaví za vaši práci nebo se zúčastní vaší akce. Nabídněte médiím rozhovor s touto osobností.

Jak spolupracovat s médii

Tento text je součástí manuálu pro neziskové organizace nazvaného Jak spolupracovat s médii, jehož autorem je Václav Vašků.

Obsah

  1. Proč spolupracovat s médii
  2. Jak fungují média
  3. Co potřebujeme k práci s médii, tiskový mluvčí
  4. Jak začít aneb oslovujeme média
  5. Tisková zpráva a tiskové oznámení
  6. Jak uspořádat tiskovou konferenci
  7. Rozhovor pro média
  8. Článek pro média
  9. Mediální akce
  10. Útoky v médiích a krizová komunikace
  11. Hodnocení mediálního působení
  12. Co dělat, když všechno selže
  13. Doporučené zdroje informací